3. El proceso de nómina del mes — paso a paso
3.0 Cronograma tipo del mes (empresa con quincena)
| Día | Actividad | Sección |
|---|---|---|
| 13-14 | Boletas de adelanto quincenal → calcular → validar | 3.1 |
| 15 | TXT bancario de haberes (solo quincena) → abonar | 5.3 |
| 25-27 | Cargar novedades: HH.EE., movilidad, bonos; verificar ausencias/vacaciones aprobadas | 3.2 |
| 28-29 | Boletas mensuales (y última semanal) → calcular → revisar → validar | 3.3-3.5 |
| 29-30 | Boleta impresa/enviada a cada trabajador · TXT de haberes → abonar · marcar Pagado | 3.6 |
| 1-5 sgte. | Planilla firmada · PLAME al PDT · AFPnet · pagar tributos | 5 |
| Jul/Dic: 10-14 | Gratificaciones ANTES de las mensuales (plazo legal de pago: 15 jul / 15 dic) | 4.1 |
| May/Nov: 10-14 | CTS (plazo de depósito: 15 may / 15 nov) | 4.2 |
3.1 Adelanto quincenal
- Nómina → Recibos de nómina → Nuevo · trabajador · estructura Nómina Quincenal / Adelanto · periodo 1 al 15.
- Calcular hoja: el importe sale del % del contrato (ej. 40% de 4,500 = 1,800). Para un monto distinto este mes, use la entrada "Importe adelanto (override)" en Entradas salariales y recalcule.
- Validar. Contablemente el adelanto va a la 1411 (cuenta por cobrar al trabajador, no gasto): el gasto se reconoce completo en la mensual.
Por qué el orden importa: la mensual descuenta la suma de adelantos validados del mismo mes. Un adelanto en borrador al momento de calcular la mensual = descuento en 0 = neto inflado. Síntoma, causa y reparación en la sección 6.
3.2 Novedades del mes
a) Horas extras — con ejemplo
- En la boleta mensual (antes de calcular), pestaña Entradas salariales → agregar "Horas extras 25%" y/o "35%" con la CANTIDAD DE HORAS (no el monto).
- El sistema calcula: valor hora = sueldo/30/8 = sueldo/240, con el recargo.
Ejemplo: sueldo 2,400 → hora = 10.00. Trabajó 6 horas extra un día: las 2 primeras al 25% (2 × 12.50 = 25.00) y las 4 siguientes al 35% (4 × 13.50 = 54.00) → registrar 2 en HE25 y 4 en HE35 → total 79.00. Las horas extras son remuneración: pagan aportes y renta, y entran al PLAME como 0105/0106.
b) Movilidad y conceptos no remunerativos
Entrada "Movilidad de libre disposición" con el importe: se paga sin aportes ni renta (art. 19 LCTS, supeditada a asistencia y monto razonable) y declara como 0909. Otros bonos no remunerativos: consulte a SOLSE antes de inventar conceptos — el tratamiento tributario importa.
c) Ausencias y descansos
| Situación | Cómo registrarla | Efecto en la boleta |
|---|---|---|
| Falta injustificada | Ausencia sin goce en la app Vacaciones (tipo no pagado) | Descuenta días automáticamente (sueldo/30 por día) |
| Vacaciones | Ausencia "Vacaciones PE" aprobada + boleta de Vacaciones | La mensual descuenta los días; la boleta de Vacaciones los paga (sección 4.3) |
| Descanso médico ≤20 días | Ausencia con goce | Se paga normal (subsidio de ESSALUD desde el día 21: gestión externa en v1) |
| Licencia con goce | Ausencia con goce | Se paga normal |
3.3 Calcular y LEER la boleta mensual
- Nueva boleta · estructura Nómina Mensual Empleados · periodo el mes completo (el sistema aplica el mes comercial de 30 días: todos los meses pagan igual, y prorratea solo si hay ingreso o cese dentro del mes).
- Calcular hoja y revisar la pestaña "Cálculo del salario" con esta lectura ordenada:
| Bloque | Líneas | Qué verificar |
|---|---|---|
| Auxiliares | Salario base, salario diario, indicador de semanas | Sueldo del contrato correcto |
| Ingresos | Rem. básica, ASF, HH.EE., movilidad → Total ingresos | Básico completo (o prorrateado si ingresó/cesó), ASF presente si tiene hijos |
| Descuentos | ONP o AFP (3 líneas), renta 5ta, adelanto, judicial, sindical | Sistema de pensión correcto; el descuento de adelanto igual a lo pagado en quincena |
| Aportes del empleador | ESSALUD, EPS y su crédito, SCTR, SENATI | No afectan el neto; el crédito EPS aparece en negativo (es correcto) |
| Neto | Neto a pagar | = Total ingresos − descuentos |
Sobre la renta de 5ta: no espere que sea "sueldo × tasa". El sistema proyecta el año completo (percibido en boletas validadas + proyección + gratificaciones por percibir), deduce 7 UIT, aplica los tramos y divide según el mes (dozavos del art. 40 del Reglamento). Por eso la retención cambia en agosto (tras la gratificación) o cuando hay aumentos — es el comportamiento legal correcto, no un error.
3.4 Nómina semanal de obreros
- Estructura Nómina Semanal Obreros, una boleta por semana (1-7, 8-14, 15-21, 22-28...). El jornal semanal usa la semana comercial de 7 días: incluye el dominical y el día no laborable del calendario (D.Leg. 713) — un obrero de 1,800 gana 60/día × 7 = 420 por semana completa.
- El piso de ESSALUD, la asignación familiar y el tope de la prima se prorratean automáticamente entre las semanas del mes.
- La cuota sindical se calcula sobre el básico semanal.
3.5 Validar: qué ocurre exactamente
- Validar congela la boleta y genera el asiento contable (botón "Asiento contable" en la cabecera). Ábralo la primera vez de cada mes: debe balancear sin líneas "de ajuste".
- La boleta validada entra a los acumulados legales: proyección de renta, sexto de gratificación, descuento de adelantos, PLAME y bancos.
- ¿Error después de validar? Restablecer a borrador → corregir → recalcular → validar de nuevo. Si otras boletas dependían de ella (p. ej. la mensual que descontaba su adelanto), recalcule también esas, en orden.
3.6 Entrega de boletas y pago
- Imprimir: botón de cada boleta, o seleccionar varias en la lista → Imprimir (masivo). La entrega puede ser física o electrónica (D.S. 009-2011-TR) — el envío por correo desde Odoo cuenta como entrega electrónica si el trabajador lo consintió.
- Generar el TXT bancario de haberes (sección 5.3), abonar en la banca empresa, y marcar las boletas como Pagado.